Dringend advies provincie: Stichtse Vecht moet hard aan de slag met archief

STICHTSE VECHT > Het is niet slecht, maar zeker niet goed.

Zo is het oordeel van de provincie over de gemeente en alles wat met het archief te maken heeft. ‘Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023-2024 luidt ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In onze vorige toetsingsronde kwamen wij ook tot dit oordeel’, aldus de provincie in een brief aan het college met ook een reeks aanbevelingen. ‘Positief is dat u de risico’s in kaart heeft gebracht van de vertragingen die ontstaan zijn door de krapte in capaciteit bij informatiebeheer. Stilstand is achteruitgang, het blijft dus een aandachtspunt is dat de verschoven projecten uitgevoerd moeten worden om te (blijven) voldoen aan de wettelijke vereisten rondom informatiebeheer en dat er ook voldoende capaciteit en middelen beschikbaar zijn en blijven’, aldus de provincie. ‘In de afgelopen periode heeft uw organisatie stappen gezet en er is hard gewerkt aan de verbetering van de informatiehuishouding. Er is een overzicht van applicaties en werkprocessen die wel geactualiseerd moet worden. Daardoor zijn nog niet alle informatiestromen in beeld. U loopt risico dat informatie te lang bewaard wordt en dat informatie op meerdere plekken bewaard wordt. Door het maken van afspraken met de proceseigenaren over de informatie in de diverse vakapplicaties, mailboxen en netwerkschijven kunt u dit risico verminderen.’ Kortom, niet alles is terug te vinden als ambtenaren her nog steeds zelf ergens opslaan, dat niet altijd is terug te vinden.

‘In onze eerdere brief hebben we aandacht gevraagd voor de achterstanden in de analoge archivering. U heeft een plan opgesteld voor het wegwerken van deze achterstanden. Er is een aanzienlijke achterstand in het vernietigen van digitale informatie volgens geldende wet- en regelgeving. Afgelopen periode is de werkwijze hiervoor aangepast en samen met de functionaris gegevensbescherming is een risicoafweging gemaakt om prioriteit te geven aan het vernietigen van privacy gevoelige informatie. Het is van belang dat u hierover in overleg blijft met het RHCVV, zo is ook een advies van de provincie in de lange brief. De gemeentesecretaris maakte onlangs ook al gewag van de problemen en achterstanden. Er wachten nog 80.000 digitale dossiers op vernietiging en dat is werk van drie jaar voor 1 ambtenaar. Maar de gemeente zet daar nu AI op om het werk uit te voeren en de keuzes te maken, zo was de toelichting van de gemeentesecretaris.